چگونه یک خلاصه اجرایی موثر بنویسیم

این مطلب توسط مترجم گوگل به زبان فارسی بازگردانی شده و ما صرفا آن را ویراستاری و منتشر کرده‌ایم.

خلاصه اجرایی چیست؟

خلاصه اجرایی، معرفی و خلاصه ای از طرح کسب و کار شماست. باید کسب و کار شما، مشکلی که حل می کند، بازار هدف شما و نکات برجسته مالی را شرح دهد.

یک خلاصه اجرایی خوب توجه خواننده شما را به خود جلب می‌کند و به آنها اجازه می‌دهد بدانند شما چه کار می‌کنید و چرا باید بقیه طرح یا برنامه پیشنهادی شما را بخوانند. برای سرمایه گذاران غیرمعمول نیست که تصمیم اولیه را فقط بر اساس مطالعه خلاصه اجرایی بگیرند، بنابراین مهم است که آن را به درستی دریافت کنند. ما به شما نشان خواهیم داد که چگونه یک خلاصه اجرایی بنویسید که طرح کسب و کار شما را از بقیه متمایز کند.

آیا خلاصه اجرایی لازم است؟

آیا در حال نوشتن یک طرح تجاری برای ارایه دادن به سرمایه گذاران یا ذی‌نفعان هستید؟ اگر این طور است پس حتما به یک خلاصه اجرایی خوب نیاز دارید. بسیاری از مردم صرف نظر از هر اتفاقی فقط خلاصه را می‌خوانند. دیگران ابتدا خلاصه را می‌خوانند تا تصمیم بگیرند که آیا بقیه اصل طرح را می‌خوانند یا نه. خلاصه اجرایی در برنامه‌هایی که برای افراد خارج از سازمان نوشته می‌شود ضروری است.

اکنون اگر یک طرح تجاری را صرفاً برای استفاده داخلی می‌نویسید، ممکن است نیازی به نوشتن یک خلاصه اجرایی نداشته باشید. با این حال، برخی از انواع برنامه‌های داخلی هستند – مانند برنامه عملیات سالانه یا برنامه استراتژیک – که می‌تواند از یک خلاصه برای برجسته کردن اطلاعات لازم و نمایش نسخه قابل هضم برنامه کلی استفاده کند.

تهیه یک خلاصه خوب کمی ‌تلاش و وقت لازم دارد، بنابراین اگر از خلاصه استفاده تجاری ندارید، آن را انجام ندهید.

خلاصه اجرایی چقدر باید باشد؟

قاعده کلی این است که خلاصه‌های اجرایی باید تا حد امکان کوتاه باشند. مخاطبان شما زمان و توجه محدودی دارند و می‌خواهند جزئیات طرح کسب و کار شما را در اسرع وقت دریافت کنند.

سعی کنید در صورت امکان خلاصه اجرایی خود را کمتر از 2 صفحه نگه دارید، اگرچه در صورت لزوم می‌تواند طولانی تر باشد.

1. شرحی از محصول یا خدمات شما و مشکلی که کسب و کار شما حل می‌کند

توضیح مختصری از محصول یا خدماتی که ارائه می‌دهید و چرایی ضروری بودن آن را درج کنید. کسب‌وکار شما نیازی به پاسخگویی به یک مشکل اجتماعی بزرگ‌تر ندارد، اما باید به نیاز مشتریان یا فرصت‌هایی در بازار بپردازد.

2. شرحی از بازار هدف شما

بازار هدف شما کسانی هستند که فکر می‌کنید مشتریان شما خواهند بود. توضیح مختصری از بازار هدف – مخاطبان اصلی شما یا افرادی که فکر می‌کنید برای راه حل شما هزینه می‌کنند، کافی است.

3. رقابت

با فرض اینکه کسب و کار شما رقابتی است (هر کسب و کاری دارای رقابت است)، به طور خلاصه توضیح دهید که چگونه کسب و کار شما از دیگران متمایز خواهد شد. آیا در قیمت، کیفیت یا چیز دیگری با هم رقابت می‌کنید؟ در اینجا به طور خلاصه توضیح دهید که چه چیزی کسب و کار شما را متفاوت می‌کند.

4. بررسی اجمالی مالی

اگر یک شرکت در حال فعالیت هستید، بررسی مالی ممکن است به سادگی برجسته کردن میزان فروش و رشد سالانه اخیر شما در سال گذشته باشد. برای یک استارتاپ، ممکن است بررسی مالی شرح مختصری از انتظار‌تان باشد، مانند یک هدف پیش‌بینی فروش برای سال آینده یا سه سال آینده. من اغلب یک نمودار برجسته ساده، یک نمودار میله ای فروش و حاشیه ناخالص برای سه سال آینده را توصیه می‌کنم.

5. تیم شما

این امر به ویژه برای شرکت‌های نوپا بسیار مهم است. سرمایه گذاران می‌خواهند بدانند چه کسی پشت ایده کسب و کار است و چرا شما و تیم‌تان افراد مناسبی برای ایجاد این کسب و کار هستید. همچنین برجسته کردن هر شکافی در تیم و نحوه پر کردن آنها ممکن است مفید باشد. اگر شرکا یا نامزدهای بالقوه ای در ذهن دارید، به طور خلاصه به آنها اشاره کنید و صلاحیت‌های آنها را در طرح تجاری کامل خود گسترش دهید.

6. نیازهای مالی

اگر از طرح کسب و کار خود برای جمع آوری پول برای کسب و کار خود استفاده می‌کنید، خلاصه اجرایی شما باید میزان پولی که به دنبال آن هستید را مشخص کند. سرمایه‌گذاران می‌خواهند این را از قبل بدانند و برای یافتن این جزئیات نیازی به بررسی یک طرح تجاری ندارند.

موضوعات دیگری که خلاصه اجرایی شما ممکن است نیاز به پوشش دادن داشته باشد

شواهدی از موفقیت اولیه

اگر یک استارت‌آپ تازه تاسیس هستید و در حال نوشتن یک طرح کسب‌وکار برای جمع‌آوری پول و همراهی دیگران هستید، باید شواهدی از «کشش» را در خلاصه اجرایی خود بگنجانید. این می‌تواند شامل نتایج نظرسنجی‌های مصرف‌کننده، اعداد پیش‌سفارش برای محصول/خدمت شما یا حتی اعداد فروش اولیه باشد. لازم نیست خیلی زیاد باشد، اما هر موفقیت اولیه اثبات می‌کند که مدل کسب و کار، محصول/خدمات و تحقیقات بازار شما به خوبی پایه گذاری شده است.

نقاط عطف آینده

همچنین ممکن است بخواهید در مورد نقاط عطف آینده که کسب و کار شما امیدوار است به آن‌ها دست یابد، صحبت کنید. این امر به ویژه برای مشاغلی که در یک صنعت بسیار اشباع شده یا پیچیده هستند، مانند سازندگان دستگاه‌های پزشکی و شرکت‌های دارویی، برای مثال، مهم است. آن‌ها باید توضیح دهند که در فرآیند دریافت مجوزهای نظارتی کجا هستند و چه مراحلی باقی مانده است.

شواهدی از ثبات مالی

اگر به دنبال وام بانکی هستید، بانکداران به دنبال شواهدی مبنی بر ثبات مالی شما از جمله دارایی خالص، دارایی‌ها و سابقه مالی شما خواهند بود. نکاتی در مورد نوشتن یک خلاصه اجرایی برای هر یک از این سناریوها را بخوانید.

تجربه‌های قبلی در راه اندازی یا تخصص خاص‌تان در صنعت را ذکر کنید

سرمایه گذاران را از ابتدا در مورد تجربه یا تخصص‌های کسب و کار قبلی‌تان مطلع کنید زیرا این تفاوت بزرگی ایجاد می‌کند. سرمایه گذاران اغلب می‌گویند “روی سوارکار شرط بندی کنید، نه فقط روی اسب.” آن را مختصر نگه دارید، فقط یک اشاره به اطلاعات بیشتر در آینده، اما مطمئن شوید که می‌توانید بعداً از ادعاهای خود پشتیبانی کنید.

مشخص کنید که قصد دارید چقدر پول جمع آوری کنید و چگونه خرج کنید

این یک خلاصه است، بنابراین جزئیات بعداً ارائه خواهد شد، اما سرمایه‌گذاران می‌خواهند به سرعت بدانند که آیا کسب و کار شما در محدوده طبیعی مورد علاقه‌شان است یا خیر و استفاده از سرمایه نیز تفاوتی در آن ایجاد می‌کند. به عنوان مثال، هزینه کردن برای ساخت یک محصول موجود برای سفارشات ثبت شده، نسبت به هزینه کردن برای توسعه محصولی که در حال طراحی و نمونه سازی است، ریسک کمتری دارد.

ارزش گذاری چیزی است که شما می‌گویید شرکت شما آن مقدار می‌ارزد، عددی که تعیین می‌کند چقدر از مالکیت را برای سرمایه گذاری در نظر می‌گیرید. برخی از سرمایه‌گذاران خلاصه‌هایی را می‌خواهند تا مشخص کنند که در هر ارزش ظرفیت به دست آوردن چقدر پول وجود دارد. دیگران می‌خواهند ارزش‌گذاری را خودشان تعیین کنند و دوست ندارند کسب و کارها خیلی زود آمار را افزایش دهند.

متقاعد کننده باشید، اما روی واقعیت‌ها تمرکز کنید

شما می‌خواهید سرمایه گذار احتمالی خود را وادار کنید که به مطالعه ادامه دهد. آنها را متقاعد کنید که در استارتاپ شما سرمایه گذاری کنند. اما درک کنید که اقناع در حقایق است، نه در عبارت. چیزی که آنها را علاقه مند نگه می‌دارد، محتوای خلاصه است، نه لحن. حقایقی که کشش، بازار بالقوه یا تجربه راه اندازی را ثابت می‌کنند، بی نهایت قدرتمندتر از اظهارات صرف درباره برتری شما هستند.

از کلیشه‌های آشکار خودداری کنید

دام‌های بسیار آشکاری وجود دارد که اگر مراقب نباشید می‌توانید به آن‌ها بیفتید. به عنوان مثال، هرگز به اشتیاق یا تعهد تیم اشاره نکنید – همه آنها این را دارند، بنابراین بی ربط است. اگر بگویید کسب و کار شما قواعد بازی را تغییر می‌دهد، یا مثلا بگویید که دیجی کالای بعدی هستید یا هر چیز دیگری، شکست می‌خورید. در عوض، آن را با حقایق نشان دهید و بگذارید سرمایه گذاران آن را بگویند نه شما.

6 نکته برای نوشتن یک خلاصه اجرایی موثر

مهم نیست که چرا خلاصه اجرایی خود را می‌نویسید، قوانینی کلی وجود دارد که آن را آسان تر و در نهایت موثرتر می‌کند. در اینجا چند مورد هستند که باید هنگام شروع کار به خاطر بسپارید:

1. خلاصه اجرایی را به عنوان یک طرح در نظر بگیرید

در نظر بگیرید که یک خلاصه اجرایی بسیار شبیه به پیشنهاد فروش است، اما با تفاوت‌هایی. یک خلاصه خوب، اصل طرح را می‌فروشد و باید در واقع طرح را خلاصه کند. خوانندگان انتظار دارند که حداقل نکات مهم کسب و کار، محصول، بازار و مسائل مالی شما را پوشش دهد.

البته، برای دستیابی به هدف تجاری فوری طرح، آنچه را که بیشتر علاقه خواننده را برمی‌انگیزد، برجسته می‌کنید. اما خوانندگان شما انتظار دارند که حتما نکات کلیدی پوشش داده شوند. این یک خلاصه است، نه فقط یک پیشنهاد فروش.

2. آخرین آن را بنویسید

نوشتن طرح کسب و کار خود را با خلاصه خود شروع نکنید. حتی اگر خلاصه اجرایی در ابتدای یک طرح تجاری تمام شده است، بسیاری از کارآفرینان با تجربه (از جمله من) تصمیم می‌گیرند که خلاصه اجرایی را بعد از نوشتن همه چیز بنویسند.

در حالت ایده‌آل، خلاصه اجرایی کوتاه است – معمولاً فقط یک یا دو صفحه – و نکاتی را که در جای دیگری در طرح کسب‌وکارتان ذکر کرده‌اید برجسته می‌کند، بنابراین اگر آن را به بعد از اتمام تهیه طرح موکول کنید، کارتان سریع‌تر و آسان‌تر خواهد بود.

3. خلاصه اجرایی خود را کوتاه نگه دارید

مختصر و دقیق باشید. من بعضی از کارشناسانی را می‌شناسم که نوشتن خلاصه در یک صفحه را توصیه می‌کنند، بعضی فقط یک یا دو صفحه و بعضی دیگر تا پنج صفحه یا بیشتر. من می‌گویم کمتر، بیشتر است. آن را تا جایی که می‌توانید کوتاه نگه دارید بدون اینکه هیچ چیز ضروری را از دست بدهید. و – من نمی‌توانم مقاومت کنم، زیرا هر سال صدها طرح را می‌خوانم – یک صفحه بهتر از دو، و دو بهتر از پنج، و هر طرح طولانی تر از پنج صفحه (به نظر من) خیلی طولانی است.

4. آن را ساده نگه دارید

فرم از کاربرد پیروی می‌کند، بنابراین در خلاصه خود موارد را بیش از حد پیچیده یا بیش از حد توضیح ندهید. بیشتر خلاصه‌های اجرایی متن‌های کوتاهی هستند، اغلب با گلوله‌ها نمایش داده می‌شوند و به زیر عنوان‌ها تقسیم می‌شوند. معمولاً تصاویری مانند تصویر یک محصول، یا نمودار میله‌ای که نکات مهم مالی را نشان می‌دهد، مورد استقبال قرار می‌گیرد.

5. اولویت بندی بخش‌ها بر اساس اهمیت و نقاط قوت

خلاصه اجرایی خود را طوری سازماندهی کنید که مهم ترین اطلاعات ابتدا ظاهر شوند. هیچ ترتیب مشخصی برای ظاهر آیتم‌های کلیدی مختلف وجود ندارد، در واقع برعکس – بنابراین از ترتیب برای نشان دادن تاکیدتان بر آیتم مورد نظرتان استفاده کنید.

خلاصه اجرایی را با آنچه که می‌خواهید بیشترین توجه را جلب کنید آغاز کنید و موارد را به ترتیب اهمیت دنبال کنید. من معمولاً خلاصه‌هایی را دوست دارم که با بیان یک مشکل شروع می‌شوند، زیرا این می‌تواند درام و فوریت ایجاد کند که راه‌حل را در کسب‌وکار شما نشان دهد.

6. از آن برای یادداشت خلاصه خود استفاده کنید

وقتی تمام شد، آن را به عنوان یک یادداشت خلاصه استفاده کنید. این فصل اول یک طرح رسمی ‌است، اما می‌توانید از آن به عنوان یک «یادداشت خلاصه» مستقل نیز استفاده کنید. سرمایه گذاران اغلب از کسب و کارها می‌خواهند که به جای طرح کسب و کار کامل، یک یادداشت خلاصه ارسال کنند.